Masz problem z odzyskaniem zaległych należności? Zleć to nam! [czytaj więcej...]

Porady

Prawidłowa dokumentacja sprzedaży

Weryfikacja kontrahenta powinna ustrzec nas od współpracy z firmami niewiarygodnymi i zwykłymi naciągaczami.

Natomiast prawidłowe udokumentowanie sprzedaży pozwoli na zminimalizowanie ryzyka powstawania spornych należności.

Z jednej bowiem strony na rynku istnieją firmy świadomie doprowadzające do tego aby ich zobowiązania były sporne, z drugiej natomiast każdy nasz odbiorca, który popadnie w tarapaty finansowe chcąc obronić się przed koniecznością zapłaty bądź pragnąc odroczyć jej termin będzie poszukiwał “dziury w całym”. Prawidłowo udokumentowana transakcja powinna zablokować jedną i drugą możliwość a w przypadku konieczności dochodzenia należności przed sądem znacznie przyspieszy postępowanie.

W związku z tym najistotniejszą częścią związaną z udokumentowaniem sprzedaży powinna być umowa współpracy i to w każdym rodzaju kontaktów handlowych, nawet w przypadku najprostszej sprzedaży. Taka umowa nie powinna być skomplikowana ale powinna zawierać przynajmniej następujące elementy:

• ustalenie sposobu zamówień, ze wskazaniem po stronie zamawiającego osób upoważnionych do ich składania
• ustalenie sposobu dostawy/odbioru towarów/usług ze wskazaniem po stronie zamawiającego osób upoważnionych do ich odbioru
• ustalenie sposobu potwierdzenia zgodności dostawy z zamówieniem ze wskazaniem osób upoważnionych do ich potwierdzania po stronie zamawiającego
• ustalenie trybu składania reklamacji ilościowych, jakościowych i cenowych
• ustalenie warunków płatności
• ustalenie właściwości sądu dla rozstrzygania ewentualnych sporów.

Powyższe uregulowania nie zwolnią nas z odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa, pozwolą jednak ograniczyć ryzyko związane z zastrzeżeniami dotyczącymi cech nieistotnych, np. koloru.

Pamiętać należy, że taka umowa musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania naszego kontrahenta, zgodnie z przekazanymi nam dokumentami rejestrowymi.

Dodatkowo, jeśli nasza pozycja rynkowa na to pozwala można wprowadzić sankcje za nieterminowe wywiązywanie się kontrahenta ze zobowiązań a tym samym przerzucić na niego przynajmniej część kosztów ewentualnej windykacji chociażby poprzez wprowadzenie wyższych niż ustawowe odsetek za nieterminowe płatności.

Należy również zadbać o prawidłowe pod względem formalnym dokumentowanie sprzedaży fakturami. Nazwa i adres odbiorcy muszą być zgodne z dokumentami rejestrowymi a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w nazwie musi być zawarte nazwisko właściciela.

Warto również, mimo iż z księgowego punktu widzenia nie jest to konieczne, zadbać o podpis na fakturze przy czym należy dopilnować, aby fakturę podpisała bądź osoba upoważniona do reprezentacji kontrahenta, bądź osoba upoważniona przez niego w umowie do kontaktów z naszą firmą. Podpis pod fakturą ,może być również na mocy uprzednio zawartej umowy potwierdzeniem zgodności odbieranego towaru z zamówieniem.

W przypadku usług należy zawsze podpisywać protokół odbioru usługi a w przypadku dostaw ciągłych, które są fakturowane co pewien czas należy zadbać o dokumentację w postaci dokumentów WZ bądź listów przewozowych.

Radzę również unikać niepotrzebnych dopisków na fakturach takich jak wskazanie odsetek umownych, który to zapis zazwyczaj nie będzie uznany przez sąd w postępowaniu a który będzie o wiele skuteczniejszy w umowie. Zwłaszcza unikać należy zapisów “do momentu zapłaty towar jest własnością sprzedawcy” bądź podobnych – taki zapis daje jedynie furtkę dla rozpoczęcia dyskusji czy należy zapłacić, czy zwrócić towar a przy opóźnieniu zapłaty czy należą się odsetki.

Data: 2009-01-08 | Data aktualizacji: 2009-07-29 | Liczba wyświetleń: 351

Pokrewne strony

Cesja wierzytelności - podstawa prawna

Czas to pieniądz – zwłaszcza przy odzyskiwaniu zadłużenia

Czy komornik może zająć przedmiot służący do pracy?

Jak dobrze ustawić system motywacyjny aby poprawić spływ należności od klienta w Twojej firmie

Jak odzyskać długi?

Jak profesjonalnie przeprowadzić windykację?

Jak przeprowadzić rozmowę z dłużnikiem

Jak zabezpieczyć firmę w dobie kryzysu

Jak znaleźć oszustwo w sprawozdaniu finansowym firmy?

Jaki jest sens prowadzenia windykacji sądowej jeżeli wiem, że dłużnik i tak nie zapłaci?

Jakie elementy zawiera prawidłowo wydana decyzja administracyjna?

Kara umowna, czyli jak zdyscyplinować kontrahenta

Kiedy komornik sądowy wchodzi na mój rachunek bankowy i powiadamia o tym pracodawcę?

Likwidujesz spółkę? Zobacz, jakie masz obowiązki

Na czym polega windykacja outsourcing-owa?

Skuteczna windykacja należności - informacje praktyczne dla przedsiębiorców

Skuteczne narzędzie w rękach wierzyciela

Windykacja od podszewki

Zanim zgłosisz dłużnika na czarną listę, musisz przejść przez sąd

Zapętleni w zadłużeniu

Zarządzanie ryzykiem biznesowym