Masz problem z odzyskaniem zaległych należności? Zleć to nam! [czytaj więcej...]

Porady

Jakie elementy zawiera prawidłowo wydana decyzja administracyjna?

Prawidłowo wydana decyzja administracyjna powinna zawierać siedem elementów. Są one niezbędne, aby uznać postanowienie za wiążące dla strony będącej adresatem. Poniższy artykuł krok po kroku omawia poszczególne części, których obecność świadczy o prawidłowości decyzji.

Określenie podmiotu wydającego decyzję

Po pierwsze organ administracji publicznej, który wydał decyzję, powinien być oznaczony przez podanie jego pełnej nazwy. Musi być więc wskazany konkretny organ administracji publicznej (np. Wójt Gminy X), a nie nazwa jednostki organizacyjnej przydzielonej organowi administracji publicznej do pomocy w wykonywaniu jego funkcji.

Wskazanie adresata

Niezwykle ważnym elementem jest prawidłowe zapisanie danych osoby lub instytucji, do których skierowane jest pismo. Ewentualne błędy mogą powodować różne skutki prawne. Jeśli okaże się, że decyzja została skierowana do osoby nie będącej stroną, spowoduje to, że jej nieważność (art. 156 § 1 pkt 4 kpa). Choć wyjątkowo błąd literowy w pisowni nazwiska można poprawić jako oczywistą pomyłkę (art. 113 § 1 kpa). Także adresat decyzji powinien zostać prawidłowo określony. Adresatem nie jest pełnomocnik czy przedstawiciel strony, jednak to jemu, a nie stronie, trzeba doręczyć odpis decyzji po jej wydaniu.

Podanie podstawy prawnej

Podstawę prawną decyzji może stanowić tylko przepis prawny powszechnie obowiązujący. Źródłami prawa powszechnie obowiązującego są: konstytucja, ustawa, umowa międzynarodowa (umowa międzynarodowa ratyfikowana za uprzednią zgodą Sejmu w formie ustawy ma pierwszeństwo, czyli jest ważniejsze), rozporządzenia, akty prawa miejscowego (np. miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego). W podstawie powinien być zatem podany konkretny artykuł oraz Dziennik Ustaw z numerem, w którym został opublikowany jednolity tekst prawny. Jakikolwiek błąd w podstawie prawnej decyzji może zostać zakwalifikowany jako wydanie decyzji bez podstawy prawnej lub z rażącym naruszeniem prawa (art. 156 § 1 pkt 2 kpa).

Rozstrzygnięcie o prawach i obowiązkach

Rozstrzygnięcie stanowi jeden z najważniejszych elementów decyzji administracyjnej. W tym fragmencie organ wydający decyzję przesądza bowiem o udzielonym stronie uprawnieniu, nałożeniu obowiązku bądź też jednocześnie o tych dwu składnikach (np. wywłaszczenie nieruchomości na rzecz oznaczonego podmiotu z jednoczesnym zobowiązaniem go do zapłaty odszkodowania za wywłaszczoną nieruchomość). Rozstrzygnięcie musi być sformułowane tak, aby nie było wątpliwości, czego ono dotyczy, jakie uprawnienia przyznano lub jakie obowiązki nałożono na stronę. Rozstrzygnięcie powinno być zatem sformułowane precyzyjnie, bez niedomówień i możliwości różnej interpretacji. Jak wiadomo celem postępowania administracyjnego w sprawie indywidualnej jest rozstrzygnięcie o prawach i obowiązkach strony. Uprawnienie takie przysługuje także organowi odwoławczemu, który na skutek wniesienia odwołania przyjmuje kompetencje do merytorycznego załatwienia sprawy, tj. wydania decyzji.

Uzasadnienie prawne i faktyczne

Uzasadnienie stanowi integralną część decyzji i jego zadaniem jest wyjaśnienie rozstrzygnięcia, poprzez podanie motywów prawnych i faktycznych. Uzasadnienie faktyczne powinno zawierać dokładny opis przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, zwłaszcza dowodowego. Wyjątki, w których organ ma prawo odstąpić od uzasadnienia, to sytuacja, gdy decyzja uwzględnia w całości żądanie strony. Inną podstawą do zaniechania lub ograniczenia uzasadnienia jest bezpieczeństwo państwa lub porządek publiczny (art. 107 § 5 kpa).

Motywy decyzji powinny być ujęte tak, aby strona mogła zrozumieć i w miarę możliwości zaakceptować zasadność przesłanek faktycznych i prawnych, którymi organ kierował się przy załatwianiu sprawy, wydając decyzję. Uzasadnienie prawne decyzji nie może polegać tylko na przywołaniu artykułu czy paragrafu przepisu prawa, lecz powinno zawierać umotywowaną ocenę stanu faktycznego w świetle obowiązującego prawa oraz wskazać, jaki zachodzi związek między tą oceną a treścią rozstrzygnięcia. Warto wiedzieć, że to właśnie na podstawie opisu ujętego w uzasadnieniu i z tej perspektywy można dokonać oceny ewentualnej możliwości wniesienia środków zaskarżenia.

Pouczenie o przysługujących środkach prawnych

Pouczenie ma dotyczyć informacji o trybie i terminie wniesienia odwołania, ewentualnie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, skargi do WSA (NSA) lub powództwa do sądu powszechnego. Brak stosownego pouczenia może być usunięty przez uzupełnienie lub sprostowanie decyzji (art. 111 § 1 kpa). W tym przypadku termin dla strony do wniesienia odwołania, powództwa lub skargi biegnie od dnia doręczenia sprostowania.

Podpis

Pod wydaną decyzją podpis składa osoba piastująca funkcje organu administracyjnego, bądź osoba działająca z jego upoważnienia (art. 268a kpa). Do momentu podpisania przez osobę uprawnioną akt jest tylko projektem decyzji administracyjnej i nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Zgodnie z orzecznictwem NSA brak podpisu pozbawia pismo charakteru decyzji administracyjne. W przypadku decyzji organów kolegialnych powinny być one podpisane przez wszystkich członków tego organu. Podpis na decyzji z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego musi być własnoręczny. Nie jest dopuszczalne stosowanie tzw. faksymile podpisu, czyli odcisku pieczęci z kopią wzoru podpisu.

Podpis jest gwarancją tego, że decyzja pochodzi rzeczywiście od odpowiedniego i właściwego organu, jak również że pismo jest wyrazem woli organu, a nie projektem decyzji. W przypadku organów kolegialnych brak podpisu wszystkich członków składu orzekającego może rodzić wątpliwości co do autentyczności decyzji oraz sugerować możliwość nadużyć w postaci np. wydania decyzji przez niektórych członków składu orzekającego (w orzecznictwie przyjęto, że jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, to decyzja wydana przez organ kolegialny powinna być podpisana przez wszystkich członków składu orzekającego (teza druga wyroku NSA z 6 października 1993 r., I SA 1270/93 – OSP 1994 nr 7, poz. 131; wyrok NSA OZ w Lublinie z 12 lutego 1991 r., SA/Lu 889/90 – OSP 1992, nr 2, poz. 27; wyrok NSA OZ w Gdańsku z 24 stycznia 1991 r., SA/Gd 1152/90 – ONSA 1991 nr 2, poz. 34). Brak podpisu nie można uzupełnić po doręczeniu decyzji. Załącznik do decyzji również powinien być podpisany.

Decyzja niezawierająca wyżej wymienionych elementów jest nieważna (art. 156 § 1 pkt 7 kpa).

Autor: Arkadiusz Chorążka / Odpowiedzialność w sektorze finansów publicznych

Data: 2008-08-29 | Data aktualizacji: 2009-08-21 | Liczba wyświetleń: 660

Pokrewne strony

Cesja wierzytelności - podstawa prawna

Czas to pieniądz – zwłaszcza przy odzyskiwaniu zadłużenia

Czy komornik może zająć przedmiot służący do pracy?

Jak dobrze ustawić system motywacyjny aby poprawić spływ należności od klienta w Twojej firmie

Jak odzyskać długi?

Jak profesjonalnie przeprowadzić windykację?

Jak przeprowadzić rozmowę z dłużnikiem

Jak zabezpieczyć firmę w dobie kryzysu

Jak znaleźć oszustwo w sprawozdaniu finansowym firmy?

Jaki jest sens prowadzenia windykacji sądowej jeżeli wiem, że dłużnik i tak nie zapłaci?

Kara umowna, czyli jak zdyscyplinować kontrahenta

Kiedy komornik sądowy wchodzi na mój rachunek bankowy i powiadamia o tym pracodawcę?

Likwidujesz spółkę? Zobacz, jakie masz obowiązki

Na czym polega windykacja outsourcing-owa?

Prawidłowa dokumentacja sprzedaży

Skuteczna windykacja należności - informacje praktyczne dla przedsiębiorców

Skuteczne narzędzie w rękach wierzyciela

Windykacja od podszewki

Zanim zgłosisz dłużnika na czarną listę, musisz przejść przez sąd

Zapętleni w zadłużeniu

Zarządzanie ryzykiem biznesowym