Masz problem z odzyskaniem zaległych należności? Zleć to nam! [czytaj więcej...]

Porady

Windykacja od podszewki

Pierwszym etapem, można powiedzieć – przedwstępnym, powinno być zdobycie jak najpełniejszych informacji o przyszłych partnerach.

Pierwszym etapem, można powiedzieć – przedwstępnym, powinno być zdobycie jak najpełniejszych informacji o przyszłych partnerach. Warto też czasami sprawdzić tych, z którymi firma pracuje od jakiegoś czasu.

Przede wszystkim należy zapoznać się z dokumentami rejestracyjnymi firmy oraz dokumentami, które wskazują osoby upoważnione do reprezentacji firmy.

Ważną sprawą jest możliwość uzyskania informacji o sytuacji finansowej, w szczególności uwzględniające obroty firmy, a jeśli jest to możliwe, także dane bilansowe, informacje o dyscyplinie płatniczej (korzystanie z kredytów, zmiany banków, opinia w branży, postępowania windykacyjne – tu coraz bardziej przydatne będą informacje zgromadzone w biurach informacji gospodarczej).

Informacje o zwyczajach płatniczych, dotyczące np. przekraczania terminów, wahania wielkości zamówień lub ich anulowania, reklamacji, żądań prolongat lub rat, otrzymamy z kolei od dobrej wywiadowni gospodarczej bądź kontaktując się bezpośrednio z innymi kontrahentami, którzy współpracują lub współpracowali ze sprawdzaną firmą.

Chcąc mieć pełen obraz, warto również zgromadzić informacje organizacyjno-prawne, a w szczególności: częstotliwość zmian nazwy firmy, jej formy prawnej lub siedziby, częstotliwość zmiany kierownictwa firmy, obniżanie lub podwyższanie kapitału, rozwój organizacyjny, oddziały, rynki zbytu.

Jeżeli ze współpracą z nowym partnerem wiążemy nadzieje na rozwój również własnej firmy, trzeba zebrać dane także o jego rynku klientów. Warto poznać portfel i kondycję jego odbiorców, ich pozycję w branży, politykę cenową. 

Przeprowadzona w ten sposób selekcja i ocena kontrahentów powinna być podstawą decyzji kierownictwa firmy o wyborze danej firmy do współpracy, a także o wysokości kredytu kupieckiego, jaki zamierzamy przyznać.

Na tym etapie nie może kończyć się kontrola naszego partnera. Kolejnym jest monitoring, czyli kontrola spływu oczekiwanych należności.

Aby monitoring był skuteczny, w pierwszym rzędzie konieczne jest bieżące i staranne dokumentowanie umów handlowych, zamówień, rachunków, potwierdzeń odbioru i innych dowodów księgowych.

Nie należy też zapominać o rejestrowaniu wpłat należności datami. Konieczne jest dokumentowanie wszelkich zabezpieczeń, np. weksli, zastawów i przywłaszczeń, postępowań ugodowych, wzajemnych potrąceń, rozłożenia spłat na raty lub przedłużenia okresu płatności.

W zasadzie od momentu rozpoczęcia kontaktów handlowych należy prowadzić rozliczanie dłużników i codziennie robić raporty o stanie wierzytelności firmy. Ponieważ taka skrupulatność może być uciążliwa, szczególnie w przypadku, gdy firma nie jest duża, podobną kontrolę można zamówić „na zewnątrz”.

Większość biur windykacyjnych posiada taką usługę w standardzie. W przypadku braku zapłaty w dniu jej zapadalności należy natychmiast zareagować, a następnie działać w sposób stopniowy, aby zwiększyć presję na dłużnika i dostosowywać ją do jego reakcji i sytuacji w firmie.

Należy dłużnikowi przypomnieć o fakcie przekroczenia terminu zapłaty telefonicznie lub listownie, oczekując jego wyjaśnień. Po ich otrzymaniu należy ocenić, czy powody opóźnienia są realne, czy jest to tylko taktyka zwłoki lub unik, a następnie stosownie do ich oceny zareagować.

Należy dążyć do uzyskania pisemnego potwierdzenia należności ze strony dłużnika. Kolejnym ruchem jest upominanie z wyznaczeniem daty zapłaty sumy podstawowej wraz z odsetkami.

W przypadku nieuiszczenia zapłaty należy wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty wraz z określeniem daty i konsekwencji niewywiązania się ze zobowiązania. (np. sankcje we współpracy, nagłośnienie jego niesolidności, sankcje prawne).

Kontrola spływania należności nie może być nigdy zależna od sprzedaży „za wszelką cenę” ani od przemożnej chęci maksymalizacji wyników firmy przez jej dział handlowy. Regularna kontrola kondycji finansowej każdego kontrahenta, a szczególnie składającego zamówienia ciągłe i duże ma umożliwić przerwanie dostaw w sytuacji pojawienia się sygnałów o jego trudnościach finansowych i niewypłacalności. Niewypłacalność „dobrych” odbiorców jest jedną z przyczyn utraty należności.

Jeżeli podczas monitoringu wystąpią zatory płatnicze, dłużnik nie może mieć możliwości dokonywania dalszych transakcji, chyba że tylko za gotówkę. Działania kontroli wierzytelności muszą odpowiadać przyjętym procedurom ściśle określającym czas i sposób reakcji na brak zapłaty, muszą być stosowane z konsekwencją wobec wszystkich dłużników i sum niezależnie od ich wysokości. Jeśli zapowiada się sankcje, należy je realizować, zamiast wysyłać kolejne wezwania, które nić nowego do sprawy wnieść nie mogą.

Data: 2008-01-02 | Data aktualizacji: 2009-04-23 | Liczba wyświetleń: 583

Pokrewne strony

Cesja wierzytelności - podstawa prawna

Czas to pieniądz – zwłaszcza przy odzyskiwaniu zadłużenia

Czy komornik może zająć przedmiot służący do pracy?

Jak dobrze ustawić system motywacyjny aby poprawić spływ należności od klienta w Twojej firmie

Jak odzyskać długi?

Jak profesjonalnie przeprowadzić windykację?

Jak przeprowadzić rozmowę z dłużnikiem

Jak zabezpieczyć firmę w dobie kryzysu

Jak znaleźć oszustwo w sprawozdaniu finansowym firmy?

Jaki jest sens prowadzenia windykacji sądowej jeżeli wiem, że dłużnik i tak nie zapłaci?

Jakie elementy zawiera prawidłowo wydana decyzja administracyjna?

Kara umowna, czyli jak zdyscyplinować kontrahenta

Kiedy komornik sądowy wchodzi na mój rachunek bankowy i powiadamia o tym pracodawcę?

Likwidujesz spółkę? Zobacz, jakie masz obowiązki

Na czym polega windykacja outsourcing-owa?

Prawidłowa dokumentacja sprzedaży

Skuteczna windykacja należności - informacje praktyczne dla przedsiębiorców

Skuteczne narzędzie w rękach wierzyciela

Zanim zgłosisz dłużnika na czarną listę, musisz przejść przez sąd

Zapętleni w zadłużeniu

Zarządzanie ryzykiem biznesowym